Di zaman gadget yang mengatur bisnis Anda, perlu menggunakan cara berkomunikasi yang benar dalam bisnis, yaitu komunikasi bisnis yang tepat. Saat ini kita mengirim lebih sedikit surat dibandingkan sebelumnya, namun kecepatan dan biaya email yang rendah telah membuat surat tersebut punah.
Peran utama email, memo, surat, laporan, dan proposal adalah untuk menjaga tindak lanjut informasi yang baik, relevan, dan tepat waktu dalam suatu organisasi dan publik eksternalnya. Ini memainkan peran kunci dalam komunikasi bisnis.
Setiap penulis bisnis dapat menulis email, memo, surat, dan surat yang berkomunikasi dengan jelas dan berdampak. Namun sebenarnya bukan itu komunikasi bisnis yang berlaku di dunia bisnis. Pelaku bisnis tidak mengindahkan etika komunikasi bisnis. Mereka menulis email sesuai pemikiran mereka dan mengirim email tanpa merevisi kata-katanya menjadi pesan yang koheren. Akibatnya, penulisan bisnis menjadi alasan penulisan yang terfragmentasi, tidak lengkap, dan penuh dengan kesalahan bahasa yang ceroboh.
Berikut beberapa tip tertentu untuk meningkatkan komunikasi bisnis:
1. Merencanakan dan mengatur:
Seseorang harus memiliki tujuan yang jelas saat menulis email atau surat bisnis. Ini harus mencakup segala sesuatu yang ingin Anda tulis untuk memberikan informasi kepada pembaca guna mencapai tujuan komunikasi bisnis yang tepat dan jelas.
2. Membangun infrastruktur komunikasi bisnis:
Dalam komunikasi bisnis melalui email, surat dan memo tuliskan ucapan terima kasih, pujian dan pernyataan kebaikan yang tulus yang akan membangun tim dan kemitraan dengan klien. Gunakan nada dan tingkat formalitas yang sesuai dengan tujuan dan pembaca, serta sampaikan pemikiran Anda secara lugas dan tegas.
3. Mempersiapkan pembaca untuk komunikasi bisnis yang benar:
Tulis baris subjek email atau surat menggunakan kata-kata yang mengingatkan pembaca akan isi, tindakan yang diperlukan, atau informasi penting dalam email. Dalam pendahuluan, jelaskan segala hal yang perlu diketahui pembaca untuk memahami sepenuhnya alasan mereka menerima dokumen tersebut. Jelaskan semua tindakan yang diharapkan dilakukan oleh pembaca, tindakan yang akan Anda lakukan, dan informasi penting apa pun yang diharapkan diketahui oleh pembaca. Ringkaslah kesimpulan di awal. Tuliskan pernyataan isi yang jelas di akhir pendahuluan sehingga pembaca mengetahui apa yang diharapkan dan mempersiapkan mereka untuk membaca, yang akan mengubahnya dari sekadar komunikasi menjadi komunikasi bisnis.
Tidak hanya email dan surat, rapat juga memainkan peran penting dalam komunikasi bisnis. Di organisasi mana pun, rapat adalah bagian penting dari organisasi kerja dan arus informasi. Mereka bertindak sebagai mekanisme untuk mengumpulkan sumber daya dari berbagai sumber dan menyatukannya untuk mencapai tujuan bersama. Mereka tidak disukai dan diejek karena mereka biasanya sia-sia, membosankan, membuang-buang waktu, membosankan, dan tidak nyaman dengan apa pun yang bisa dilakukan kebanyakan orang kecuali mencoret-coret, sementara beberapa orang yang berpendirian keras memuji kebaikan ide besarnya yang terakhir (yang disalahpahami).
Tantangan Anda adalah mendobrak pola ini dan menjadikan rapat Anda efektif. Seperti halnya setiap kegiatan yang dikelola lainnya, rapat harus direncanakan sebelumnya, dipantau efektivitasnya, dan ditinjau setelahnya untuk meningkatkan pengelolaannya. Rapat adalah bentuk utama komunikasi bisnis. Informasi dan struktur pertemuan dapat diatur untuk mendukung komunikasi efektif para peserta.
Dengan demikian komunikasi bisnis yang tepat baik melalui tulisan atau lisan, misalnya melalui pertemuan, dapat memberikan keajaiban bagi bisnis. Yang dibutuhkan hanyalah seorang yang terampil, tanpa cela dan
cara komunikasi bisnis yang efektif.