Saat meneliti ECM, Anda mungkin membaca beberapa statistik yang mengecewakan tentang kegagalan proyek TI, berkisar antara 30% hingga 50%. Analis Gartner Mark Gilbert baru-baru ini mencatat bahwa lebih dari 30% proyek ECM tidak mencapai kesuksesan penuh, menurut diskusi yang diadakan dengan klien selama tahun 2008.1 Membangun tim yang tepat, mengidentifikasi dan mengartikulasikan tujuan proyek, dan membuat pilihan perangkat lunak yang tepat sangatlah penting, namun hal tersebut tidak berhasil. tidak menjamin kesuksesan. Meskipun ada banyak alasan untuk kegagalan proyek, saya akan ikut serta dalam manajemen perubahan sebagai salah satu penyebab utama, dan membahasnya melalui artikel terakhir dari seri ini.
Manajemen proyek dan manajemen perubahan merupakan bagian integral dari keberhasilan proyek, namun penting untuk membedakannya:
Manajemen proyek terdiri dari perencanaan, pengorganisasian, dan pengelolaan sumber daya untuk memungkinkan keberhasilan penyelesaian proyek tertentu.
Manajemen perubahan adalah pendekatan terstruktur untuk mentransisikan individu, manajer, tim, dan organisasi dari situasi mereka saat ini ke kondisi masa depan yang diinginkan.
Perencanaan manajemen perubahan berkisar pada proyek yang spesifik, terdefinisi dengan baik, terukur, realistis, dan dapat dicapai. Mengelola perubahan dimulai dari awal – selama tahap perencanaan – dan berlanjut hingga selesainya proyek, menangani transisi bertahap dan dukungan berkelanjutan bagi karyawan yang bertanggung jawab dalam implementasi. Mereka yang menyadari pentingnya hal ini biasanya melakukannya dengan baik, namun banyak juga yang melakukan investasi besar di bidang TI tanpa merencanakan perubahan. Teknologi tidak akan efektif kecuali masyarakat mengetahui cara menggunakannya secara efektif dan memanfaatkannya.
Manajemen Perubahan: Enam Langkah Menuju Sukses
1. Menilai kesiapan perubahan
Jika Anda ingin semua orang mendayung perahu yang sama, masalahnya harus ada di meja perundingan. Setiap kekhawatiran – betapapun kecilnya – harus dipertimbangkan dari sudut pandang karyawan. Apa yang dimaksud dengan titik resistensi? Apakah karyawan Anda:
Tidak jelas mengapa perubahan diperlukan? Tidak yakin perubahan akan membantu perusahaan memenuhi misinya atau mencapai tujuannya?
Jelas tujuannya, tapi tidak mendukung? Jika ya, mengapa? Apakah mereka:
Khawatir untuk beralih dari proses manual yang biasa?
Takut beberapa dokumen mereka hilang secara permanen?
Enggan membeberkan kelemahan prosedural yang ada?
Takut mereka tidak menerima pelatihan yang diperlukan dan mungkin gagal?
Khawatir otomatisasi akan menghancurkan kreativitas dan otonomi mereka?
Pendekatan tim untuk mendiskusikan dan menyelesaikan masalah ini sangat penting untuk mencapai kesuksesan.
2. Komunikasikan alasan perubahan
Komunikasi yang jelas, teratur, dan berkelanjutan sangat penting sejak awal. Mempertimbangkan secara hati-hati faktor pendorong perubahan, mempertimbangkan biaya dibandingkan manfaat, dan membuat anggaran dengan tepat tidak menjamin diterimanya proyek. Sekalipun Anda karismatik dalam bidang teknologi dan pandai menyampaikan pesan secara lisan, komunikasi harus diperkuat secara rutin melalui tulisan. Orang menyerap dan memahami informasi dengan cara yang berbeda. Komunikasi tertulis memperkuat apa yang telah dikatakan dan memastikan setiap orang memiliki informasi yang sama. Laporan ini menyajikan fakta-fakta yang tak terbantahkan dan memberikan waktu untuk refleksi dan persiapan.
3. Mengembangkan rencana konkrit
Rencana tidak boleh dikembangkan dalam ruang hampa. Jika Anda ingin masyarakat menerima perubahan, mereka harus memiliki kesempatan untuk menyuarakan keprihatinan dan memberikan masukan sejak awal. Manajemen perubahan tidak bersifat top-down; hal ini berarti mendengarkan dengan cermat kekhawatiran dan ketakutan – yang dirasakan, dibayangkan, atau sah – yang dapat menjadi hambatan. Komunikasi terbuka memberikan wawasan berharga, memungkinkan Anda meletakkan dasar bagi perubahan yang efektif.
4. Mengungkapkan bagaimana perubahan akan mempengaruhi karyawan
Bahkan karyawan yang paling berdedikasi pun ingin mengetahui bagaimana perubahan akan berdampak pada mereka secara pribadi. Mereka akan merenungkan:
Bagaimana perubahan ini akan mempengaruhi pekerjaan saya sehari-hari?
Apa yang perlu saya lakukan secara berbeda?
Apakah saya memerlukan lebih banyak keterampilan untuk menjadi sukses? Bagaimana saya mempelajarinya?
Akankah perubahan diuji secara memadai untuk memastikan bahwa perubahan tersebut berhasil?
Apakah otomatisasi akan memengaruhi posisi saya? Apakah saya akan dipindahkan ke area lain atau tersingkir?
Banyak perusahaan yang menerapkan ECM memanfaatkan peningkatan efisiensi dengan mengalihkan karyawannya ke pekerjaan yang lebih bermakna. Tujuannya bukan untuk menghilangkan orang, namun untuk memposisikan mereka agar dapat menangani pekerjaan dengan lebih efisien. Komunikasikan rencana Anda secara terbuka. Orang bisa menerima perubahan jika mereka tahu apa yang diharapkan. Mengelola ekspektasi memang rumit, tetapi penting untuk memproyeksikan kesuksesan.
5. Hadirkan front persatuan
Pimpinan perusahaan – eksekutif, kepala departemen, dan TI – harus menyajikan visi terpadu dan menyampaikan dukungan proyek jika mereka mengharapkan karyawan untuk menerimanya. Ketidakpedulian dapat menyebabkan kegagalan proyek. Pastikan Anda berkomunikasi:
Komitmen yang kuat terhadap tujuan proyek, sambil menerima masukan mengenai detailnya.
Tujuan yang spesifik dan dapat dicapai beserta skema untuk mencapainya.
Tolok ukur kesuksesan dan jadwal yang realistis.
Rencana pelatihan yang sesuai dengan tingkat keterampilan dan pemahaman setiap karyawan.
Dokumentasi yang akan tersedia untuk mendukung adopsi pengguna akhir.
Peluang bagi pengguna akhir untuk memberikan umpan balik selama dan setelah peluncuran proyek.
Peluang yang berarti untuk pertumbuhan karier ketika otomatisasi mengambil alih tugas-tugas rutin.
Peran pengguna akhir dalam perbaikan proses yang berkelanjutan (di luar proyek).
Setelah rencana Anda dibuat, sering-seringlah meninjaunya kembali. Jangan mengubur diri Anda dalam rapat dan berharap rencana akan berhasil. Dorong umpan balik seiring kemajuan Anda. Proyek mempunyai lubang dan gangguan; Anda hanya perlu tetap membuka mata agar tidak menjadi malapetaka.
6. Kelola resistensi
Seseorang biasanya menolak perubahan sehingga membuat hidup menjadi sulit. Negativisme menyabotase penerimaan proyek. Identifikasi orang-orang yang tidak setuju. Pahami kekhawatiran mereka. Bantu mereka melihat bagaimana ECM akan membuat hidup mereka lebih mudah. Jika memungkinkan, perkenalkan salah satu klien vendor Anda – pengguna akhir – untuk berbagi ketakutan awal mereka, hasil yang sukses, dan visi yang diperluas untuk masa depan sebagai hasil dari ECM. Jika Anda dapat mengubah lawan terhebat Anda menjadi penginjil proyek, Anda mungkin melebihi harapan Anda sendiri.
Manfaatkan kesempatan ini sebaik-baiknya
Perubahan tidaklah mudah, namun tidak ada alasan bagi implementasi ECM untuk gagal jika proyek tersebut direncanakan dengan baik dan potensi masalah ditangani secara proaktif. Jika Anda bekerja bersama karyawan untuk mencapai tujuan yang bijaksana dan dapat dicapai, Anda tidak akan gagal. Dengan menjadikan proses perusahaan transparan, mendorong dialog terbuka, dan menerima kritik yang membangun, Anda akan membantu karyawan Anda menerima perubahan dan akan memperoleh manfaat besar. Ketika karyawan Anda berkata, “Lihat apa yang telah kami capai sejauh ini,” Anda akan tahu bahwa Anda berada di jalur yang benar.
———————————————————————————
1Mark Gilbert, Bangun Peta Jalan Proyek ECM 2009 Anda untuk Menghindari Tren Kegagalan, diterbitkan pada bulan Maret 2009.