Ada berbagai strategi dan teknik yang perlu didiskusikan ketika menulis surat kabar baik dan berita buruk. Dalam surat kabar baik, penulis sedang menyampaikan kabar baik kepada penerimanya. Paragraf pertama (pendahuluan) memuat topik kabar baik (alasan surat tersebut). Paragraf kedua (diskusi) memberikan rincian kabar baik dan paragraf ketiga (kesimpulan) menyerukan tindakan.
Surat berita buruk menggunakan pendekatan tidak langsung dan dibuka dengan gagasan netral sambil memberikan fakta dan bukti pendukung. Paragraf kedua memaparkan alasan surat kabar buruk tersebut. Paragraf ketiga diakhiri dengan penutupan netral. Kebijaksanaan dan kesopanan diperlukan saat menulis surat kabar buruk. Seorang penulis surat berita buruk harus memperhatikan nada dan struktur seluruh surat untuk menghindari masalah di masa depan. Penulis harus mencegah dirinya menyinggung pembaca.
Semua tulisan adalah bentuk persuasi. Seorang penulis mencoba meyakinkan pembacanya untuk memahami sudut pandangnya. Perhatian terhadap kata-kata sangat penting dalam surat bisnis berita buruk untuk mencegah pelanggaran kode etik. Contoh alasan surat kabar buruk adalah:
Perusahaan tempat saya bekerja telah disarankan untuk mengurangi biaya tenaga kerja dengan cara apa pun yang memungkinkan. Satu-satunya pilihan yang saya miliki adalah memberhentikan semua posisi sementara di perusahaan. Keputusan ini mengharuskan saya menulis surat kabar buruk kepada masing-masing karyawan sementara, memberhentikan mereka dan menjelaskan kepada masing-masing alasan pemberhentian tersebut. Saya harus berhati-hati dalam menggunakan kebijaksanaan dan kesopanan sepanjang surat sambil menjelaskan bahwa kinerja pekerjaan mereka sangat baik dan tidak ada hubungannya dengan keputusan perusahaan saya. Saat menulis surat kepada karyawan tersebut, saya harus menawarkan uang pesangon dan menulis surat rekomendasi untuk membantu karyawan tersebut dalam mencari pekerjaan. Selain itu, tunjangan kesehatan harus diperpanjang untuk waktu yang singkat setelah penghentian. Selain itu, dengan memberi tahu karyawan tersebut bahwa dengan kualifikasi dan kemampuannya yang telah terbukti, saya yakin dia akan menemukan posisi lain dalam waktu dekat. Akhiri dengan nada tenang dan gembira.