Selalu menarik mendengar orang mendiskusikan pertanyaan “Bagaimana kita mengelola perubahan?” Perubahan organisasi menghadirkan kekhawatiran terus-menerus bagi para pemimpin. Faktanya, pertanyaan tentang perubahan memunculkan gagasan bahwa perubahan seringkali merupakan sesuatu yang tiba-tiba tidak terkendali dan tidak terkendali.
Inilah realitas bisnis dan organisasi; perubahan adalah bagian dari pertumbuhan dalam organisasi dan kehidupan. Faktanya, perubahan terjadi secara konstan. Anda dapat menemukan cara untuk mengukur perubahan ini agar tidak terjadi secara tiba-tiba. Berikut adalah beberapa konsep dasar penting yang akan membantu Anda mengenali isu-isu terkait perubahan dan manajemen perubahan.
Konsep pertama adalah bahwa organisasi adalah “sistem terbuka”. Artinya, mereka adalah bagian dari dunia di sekitar mereka dan terbuka terhadap pengaruh dunia di sekitar mereka. Mengenali perubahan dalam organisasi berarti tetap waspada terhadap apa yang terjadi di luar dan di dalam organisasi.
Sistem terbuka dipengaruhi oleh kekuatan internal dan eksternal. Kekuatan internal dapat dikendalikan dari dalam organisasi, sedangkan kekuatan eksternal mempengaruhi organisasi, namun kekuatan ini tidak dapat dikendalikan oleh organisasi.
Kekuatan internal yang mempengaruhi organisasi mana pun mencakup lini produk atau layanan, struktur kepemimpinan dan manajemen, kebijakan dan prosedur, sumber daya manusia, strategi pemasaran, dan operasi. Hal ini secara langsung dikendalikan oleh pimpinan organisasi dan harus dipengaruhi oleh perubahan eksternal.
Beberapa kekuatan eksternal mencakup perubahan politik, ekonomi, pendidikan keuangan, sosial yang secara langsung mempengaruhi industri organisasi, lokasi, produk, orang-orang dan pemangku kepentingan.
Baik kekuatan internal maupun eksternal dapat diawasi dan dipantau untuk memprediksi dengan sebaik-baiknya kemampuan pemimpin organisasi, dampak perubahan apa pun pada kekuatan-kekuatan ini terhadap organisasi. Misalnya, jika politisi mengubah undang-undang yang secara langsung mempengaruhi cara industri Anda melakukan pertukaran barang dan jasa, hal ini akan mengubah operasi internal organisasi. Jika harga gas dan minyak meningkat dan tingkat pendapatan masyarakat yang membeli mobil relatif sama, industri mobil perlu melakukan penyesuaian untuk merespons kebutuhan dan situasi ekonomi pasar pembeli.
Semua bagian dari suatu sistem harus bekerja secara harmonis untuk mencapai efektivitas terbesar. Perubahan sering kali terjadi dalam organisasi karena dampak perubahan tersebut terhadap berbagai departemen sering kali terabaikan. Dengan kata lain, perubahan di satu bidang organisasi mempunyai efek riak di bidang lain. Misalnya saja, bagian pemasaran memutuskan bahwa produk perlu dikirim lebih cepat untuk meningkatkan layanan pelanggan. Departemen pemasaran menciptakan materi pemasaran yang menjanjikan pengiriman lebih cepat. Namun, departemen pengirimanlah yang harus mempercepat pengiriman. Mereka perlu memberi tahu departemen pemasaran tentang apakah pengiriman lebih cepat dapat dilakukan atau tidak. Ini berarti juga memeriksa departemen produksi untuk melihat apakah produk tersedia lebih cepat secara teratur. Termasuk juga akuntansi dan tentunya sumber daya manusia. Dengan kata lain, setiap bagian dari sistem organisasi harus terlibat dalam perubahan agar menjadi efektif.
Masyarakat mempengaruhi perubahan keinginan target pasar Anda. Penting untuk memperhatikan bagaimana masyarakat memengaruhi kebiasaan membeli orang-orang di kelompok pasar sasaran Anda. Meskipun perusahaan Anda menyediakan jenis produk atau layanan tertentu, Anda harus yakin bahwa Anda berhubungan secara kontemporer dengan gagasan yang berubah dengan cepat tentang apa yang masuk atau keluar untuk kelompok pasar sasaran Anda. Misalnya, jika Anda menargetkan kaum muda, Anda harus terus-menerus mengubah inventaris Anda untuk mengikuti perubahan minat mereka. Beberapa perusahaan gagal melakukan perubahan dengan cukup cepat pada titik harga yang sesuai dengan kemampuan membeli kelompok sasaran mereka.
Perhatikan titik nadi pasar konsumen. Dengan kata lain, teruslah melihat ke luar guna memunculkan ide-ide baru ke dalam. Adakan pertemuan kelompok fokus dengan orang-orang di pasar sasaran Anda atau biarkan konsumen 'menyentuh' produk Anda. Perusahaan yang mendirikan stasiun yang memungkinkan orang untuk mencoba produk mereka memiliki cara untuk melakukan penelitian secara real-time dengan mengamati reaksi dan melihat apa yang membuat orang datang kembali. Bahkan dalam industri yang sangat mementingkan diri sendiri, tenaga penjualan perusahaan dapat dilatih untuk mengajukan lebih banyak pertanyaan tentang minat membeli dan apa yang diinginkan konsumen. Kumpulkan data ini untuk mengenali perubahan yang akan datang yang perlu Anda penuhi.
Perubahan akan terjadi karena dunia tidak akan pernah tinggal diam. Menyiapkan sistem untuk mengumpulkan informasi adalah cara yang penting dan pada dasarnya sederhana untuk tetap mendapat informasi tentang perubahan yang akan datang. Kesadaran akan perubahan terjadi di semua tingkat organisasi. Anda dapat beralih dari pengumpulan data sederhana dan sistem kesadaran ke bentuk perkiraan yang lebih kompleks untuk memastikan bahwa Andalah yang mengendalikan perubahan, bukan perubahan yang mengendalikan Anda.